Privacyverklaring Advocatenkantoor Peeters BV

1. Definities:

- persoonsgegevens: informatie die herleidbaar is tot een persoon, zoals een naam, (e-mail)adres, telefoonnummer en gegevens/stukken die zich in een cliëntdossier bevinden.

- verwerker: Advocatenkantoor Peeters BV, Sint Bavostraat 60 A, 4891 CK Rijsbergen en haar personeelsleden alsook waarnemende advocaten;

- opdracht: de opdracht om te procederen, te onderhandelen of advies te verstrekken, dan wel enige andere opdracht;

- cliënt: eenieder die een opdracht verstrekt aan verwerker;

- betrokken partij: eenieder die betrokken is als wederpartij of beoordelaar in een administratieve of gerechtelijke procedure of een onderhandeling alsook de Raad voor Rechtsbijstand en de Raad voor de Kinderbescherming en aanverwanten alsook overheidsdiensten en medische diensten die informatie kunnen verstrekken of behoeven die het belang van cliënt raken;

- derde: eenieder die niet verwerver, cliënt of betrokken partij is.

2. Gebruik en beveiliging van persoonsgegevens:

Verwerker gaat zorgvuldig om met de persoonsgegevens van eenieder die contact heeft met verwerker via persoonlijk contact, telefoon, de website van verwerker, fax, e-mail of andere communicatiemiddelen.

Verwerker slaat persoonsgegevens op van haar personeelsleden, cliënten, familieleden en contactpersonen van cliënten, van betrokken partijen en van derden voor zover die laatsten gegevens kunnen verstrekken die het belang van cliënten raken. Verwerker slaat tevens gegevens op van zakelijke contacten, andere advocaten, overheidsdiensten, de Nederlandse Orde van Advocaten, de plaatselijke Ordes van Advocaten en andere contacten die nuttig zijn voor de beoefening van de advocatuur en het vervullen van opdrachten.

Verwerker verwerkt de opgeslagen persoonsgegevens ter vervulling van haar opdrachten en kantooradministratie.

Persoonsgegevens worden gebruikt om de administratie van verwerker te voeren, administratieve en gerechtelijke procedures te voeren, communicatie met cliënten en betrokken partijen te voeren, onderhandelingen te voeren en anderszins op te treden in het belang van cliënten.

Door persoonsgegevens aan verwerker te verstrekken, geeft de verstrekker van die gegevens toestemming voor het opslaan en verwerken van die gegevens voor de voornoemde doelen.

Verwerker verkoopt, verhuurt of verstrekt geen persoonsgegevens aan derden, tenzij cliënt daarvoor die derde bepaaldelijk machtigt. In dat laatste geval kan verwerker, na afweging doch zonder opgave van enige reden, de verstrekking alsnog weigeren.

Strategieën en andere gegevens die vertrouwelijk van aard zijn en onder de geheimhoudingsplicht van verwerker vallen, zal verwerker enkel aan de cliënt bekendmaken waarop de gegevens zien. Gegevens die vertrouwelijk van aard zijn doch waarvan bekendmaking in het belang van cliënt is, zal verwerker wel verstrekken aan betrokken partijen. Daarbij valt bij voorbeeld maar niet uitsluitend te denken aan gegevens die gebruikt worden in procedures waarbij kinderen betrokken zijn of die om een andere reden achter gesloten deuren behandeld worden.

Personen die niet op dossierniveau verbonden zijn aan verwerker hebben geen toegang tot persoonsgegevens tenzij verwerker om enige reden dient beroep te doen op een vervangend advocaat, dewelke met die gegevens op dezelfde wijze zal dienen om te gaan als verwerker zelve.

Verwerker doet geen beroep op clouddiensten maar gebruik haar eigen server voor gegevensverwerking. Verwerker maakt geen gebruik van Skype, Facebook, Twitter of andere sociale media. Verwerker maakt geen gebruik van Whatsapp, Dropbox, Wetransfer of vergelijkbare diensten. Verwerker zet op de mobiele telefoons die zij gebruikt de gps-functie uit en bewaart daarop geen telefoon- of e-mailgegevens van cliënten anders dan degene die zij via info@peeters-adv.eu ontvangt.

Verwerker gebruikt tijdens de kantooruren een professioneel bedrijf (Telecount) voor het beantwoorden van de telefoon bij afwezigheid, waarmee verwerker een verwerkingsovereenkomst heeft afgesloten. Dat bedrijf verwerkt persoonsgegevens van eenieder die daarmee in contact treedt en heeft haar eigen privacy-beleid (telecount.nl). Verwerker ontvangt van elk gesprek direct een verslag per e-mail, welk verwerker ontvangt op haar mobiele telefoons, mailserver en computers. Buiten de kantooruren gebruikt verwerker een fysiek antwoordapparaat welk bij verwerker zelve staat ingeschakeld.

Zolang het technisch mogelijk blijft, zal verwerker gebruik maken van ISDN-telefoon- en faxlijnen. Zij zal slechts overschakelen naar voice-over-IP indien zij geen andere technische mogelijkheid ziet om telefoon- en faxverkeer te laten geschieden.

Het IT-netwerk van verwerker is voldoende beveiligd tegen datalekken door middel van fysieke, elektronische en softwarematige maatregelen, die verwerker zo nodig

bijstelt. Browser- en downloadgeschiedenis, form- en searchgeschiedenis, cookies, cache, login data, offline website data en site preferences worden bij iedere uitschakeling van computers automatisch verwijderd.

Verwerker beheert zelf haar IT-netwerk en zal slechts bij uiterste noodzaak beroep doen op een gespecialiseerd bedrijf (in beginsel QNP, qnp.nl) voor het oplossen van problemen met haar computernetwerk doch slechts indien verwerker zelf dat probleem niet kan oplossen. Het ingeschakelde bedrijf dient in dat geval waarborgen te bieden dat geen gegevens buiten het netwerk van verwerker kunnen lekken.

Van IT-apparaten zoals computers, servers, scan- en kopie-apparaten die verwerker niet langer wenst te gebruiken, formatteert degene die bij verwerker verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking, de harde schijven waarna hij die harde schijven en werkgeheugens persoonlijk en grondig vernietigt zonder dat die onderdelen in handen komen van derden.

Verwerker doet geen beroep op derden voor de bewaring van haar archief.

Brieven of andere stukken die fouten bevatten of om andere reden niet gebruikt of opgeslagen worden, worden door verwerker onmiddellijk vernietigd door middel van versnipperingsmachines met een voldoende hoge veiligheidsklasse en die zowel langs als dwars documenten versnippert in stroken van maximaal 4x40 mm.

Ingeval, ondanks alle veiligheidsmaatregelen die verwerker heeft ingesteld, zich een data-lek voordoet bij verwerker, zal verwerker daarvan onverwijld melding doen aan de Autoriteit Persoonsgegevens te ’s-Gravenhage.

Verwerker is niet verantwoordelijk voor data die is gelekt door toedoen van derden.

3. Bewaring van gegevens:

Na sluiting van een dossier, zal verwerker het fysieke dossier nog minstens vijf jaren in haar archief bewaren waarna het zal vernietigd worden. Die vernietiging gebeurt door versnippering met de eerder genoemde machines. De betrokken cliënt kan verzoeken om tegen ontvangstbewijs daaruit stukken in ontvangst te nemen. Hij dient dat te doen vóór de genoemde termijn van vijf jaren verstreken is.

De in de server van verwerker opgeslagen gegevens, zal verwerker in beginsel niet vernietigen.

4. Inzage en verwijdering van gegevens:

Eenieder waarvan verwerker gegevens verwerkt kan een verzoek indienen indien hij inzage wenst van de persoonsgegevens die verwerker van hem verwerkt,

Hij kan zijn persoonsgegevens laten aanpassen of laten verwijderen.

Verzoeken dienen schriftelijk te geschieden aan de bij verwerker aangestelde verantwoordelijke voor de verwerking:

Mr. W.P.R. Peeters

Advocatenkantoor Peeters BV

Sint Bavostraat 60 A

4891 CK Rijsbergen

Nederland

Klachten over het verzamelen of verwerken van persoonsgegevens door verwerker dienen eerst voorgelegd te worden aan de bij verwerker aangestelde verantwoordelijke voor de verwerking (zie gegevens hierboven). Indien dit niet leidt tot genoegdoening, kan de klager zich wenden tot de Deken van de Orde van Advocaten van het Arrondissement Zeeland-West-Brabant:

Bureau orde van advocaten Zeeland-West-Brabant

Postbus 2530

4800 CM Breda

Indien het zich wenden tot de Deken van de Orde van Advocaten van het Arrondissement Zeeland-West-Brabant aan de klager geen genoegdoening biedt, kan de klager aan de Deken verzoeken om de klacht voor te leggen aan de Raad van Discipline. Indien dit niet tot genoegdoening leidt kan de klager zich richten tot het Hof van Discipline. Voor de volledige klachtenregeling verwijst verwerker naar

https://www.advocatenorde-zwb.nl/1801/problemen-met-een-advocaat.html

Indien de klachtprocedure voor klager geen genoegdoening brengt, kan hij zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens:

Autoriteit Persoonsgegevens

Postbus 93374

2509 AJ ‘s-Gravenhage